Come garantire un ambiente di telelavoro sicuro ed efficace

Dopo quasi un mese i cui il telelavoro e lo smart working sono venuti alla ribalta come mai era capitato prima in Italia, è bene interrogarsi su come fare ad ottimizzare i diversi aspetti di queste due modalità di lavoro.

(per capire le differenze tra telelavoro e smart working Tecnodata ha messo a disposizione questo articolo)

L’ansia di continuare la vita lavorativa anche in presenza di severe limitazioni alla circolazione ha portato infatti a volte a dimenticare alcuni elementi fondamentali che vanno invece tenuti sempre bene in considerazione.

 

Sicurezza
Si tratta dell’aspetto che è stato forse più trascurato a causa della corsa al telelavoro dei primi giorni di emergenza. Per capire quanto la mancanza di sicurezza possa arrecare danni anche maggiori in periodi critici come l’attuale basti pensare che proprio nel mese di marzo 2020 le cyber-minacce sono aumentate ulteriormente, anche sfruttando l’attenzione delle persone agli argomenti del Coronavirus.

 

Efficienza
Quando il lavoro a distanza diventa la modalità prevalente o addirittura unica per un’azienda come sta succedendo in questi giorni, è altresì importante fare in modo che si possano recuperare le caratteristiche di efficienza tipiche del proprio posto di lavoro in ufficio, basate sull’accesso ai dati aziendali e sull’utilizzo più immediato possibile degli strumenti applicativi professionali. Aspetti, questi, che non è sempre facile ricostruire in un ambiente casalingo.

 

Collaborazione e comunicazione
Quello che ci manca di più nel medio termine è sicuramente l’interazione con i colleghi e con i nostri clienti e fornitori. Collaborare e comunicare fa parte di tutti i processi produttivi, indipendentemente dal settore industriale in cui stiamo lavorando, ed è anche la componente che rende il lavoro più divertente ed umano.

Come integrare questi aspetti nel lavoro a distanza? Le soluzioni messe a disposizione da parte di Tecnodata lo consentono con velocità e a costi contenuti.

Sicurezza ed efficienza oggi viaggiano di pari passo grazie alla predisposizione di reti VPN (Virtual Private Network) che ci consentono di lavorare da casa come se fossimo seduti alla nostra postazione in ufficio e peraltro in condizioni di assoluta riservatezza anche usando la connessione casalinga. Le applicazioni professionali saranno dunque accessibili così come i dati aziendali e senza che ci si debba preoccupare di intromissioni malevole.

 

Collaborazione e comunicazione invece vengono rese possibili e anzi in qualche modo aumentate dall’utilizzo di strumenti come ad esempio

  • Un servizio di chat collaborativo privato di livello “Enterprise”, configurabile e altamente scalabile su piattaforma web totalmente personalizzabile;
  • Una soluzione per la telefonia aperta ed integrata con l’intero sistema informativo aziendale, capace di offrire servizi avanzati di comunicazione e collaborazione: dati, voce e video.

Tecnodata ha già equipaggiato decine di aziende con queste soluzioni dedicate ad assicurarci la piena serenità in ogni ambiente che vogliamo trasformare nel nostro posto di lavoro. Anche ad emergenza finita, le aziende che avranno adottato le soluzioni più adatte saranno quelle che potranno godere della massima flessibilità.

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Quali differenze tra Smart Working e Telelavoro?

Nel momento in cui tutti sembrano occuparsi di Smart Working e Telelavoro scopriamo che in realtà la differenza tra i due termini non è sempre chiarissima.

L’interesse per questa analisi non è solo lessicale: vi sono infatti delle precise previsioni in termini di leggi e contratti di lavoro che si applicano in modo diverso a seconda della configurazione che il lavoro stesso prende.

 

Vediamo dunque quali sono le vere differenze e come il legislatore ha inteso disciplinare le due fattispecie, sia con leggi già esistenti prima dell’attuale emergenza sia con disposizioni emanate a seguito delle restrizioni negli spostamenti di questi giorni.

 

Per Telelavoro si intende una condizione stabile di lavoro a distanza dalla sede principale del datore di lavoro, tipicamente esercitata per il tramite di una postazione fissa che di solito viene installata presso la casa del telelavoratore.

Per Smart Working, invece, si intende con maggiore varietà di situazioni prese in considerazione una serie di comportamenti che consentono al lavoratore di esercitare il suo ruolo da vari luoghi, ivi compresa l’abitazione ma senza riguardo ad una postazione fissa e dedicata con esclusività al lavoro.

 

La differenza si trova dunque nella non necessarietà della postazione fissa quando si parla di Smart Working, quando invece il Telelavoro attribuisce un’importanza prevalente alla creazione di un luogo dedicato circa l’adeguatezza del quale il datore di lavoro ha anche l’incarico di eseguire delle ispezioni.

In entrambi i casi i rapporti di lavoro devono essere disciplinati in forma scritta, pena la nullità del rapporto stesso. Nel telelavoro sono stabiliti turni di riposo obbligatori mentre lo Smart Working è disciplinato da regole molto più flessibili che attribuiscono maggiore potere decisionale alle parti.

Dal punto di vista delle soluzioni informatiche le previsioni necessarie possono essere molto simili nei due casi, con una prevalenza di device mobili nel caso dello Smart Working e quindi con la necessità di prendersi maggiore cura di questi ultimi.

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Guida allo Smartworking

Una delle conseguenze della situazione di emergenza sanitaria che ha sconvolto la vita sul pianeta a partire dal mese di Febbraio 2020 è il grande interesse suscitato per le tecnologie di telelavoro o “smart-working”.

 

Il fatto che si tratti di una tendenza molto importante è congermato dallo strumento che Google mette a disposizione per verificare la quantità di ricerche effettuate sul motore di ricerca nel tempo (Google Trends disponibile presso l’indirizzo trends.google.it). La quantità di ricerche dei termini “smartworking”, “telelavoro” e “smart working”  è infatti aumentata di 25, 40 e 50 volte rispettivamente a partire dalla settimana dal 16 al 22 febbraio 2020.

 

Gran parte della forza lavoro alla data di chiusura di questo articolo è attiva in modalità “smart working” ma la corsa verso questa nuova modalità è ancora molto aperta. Infatti alla fine del 2019 solo il 12% delle piccole e medie aziende avevano avviato dei veri progetti dedicati ad abilitare il lavoro a distanza, mentre tra le grandi imprese la percentuale era di oltre il 50% ma ben al di sotto della diffusione che questa modalità ha assunto allo scoppiare dell’emergenza sanitaria.

 

Quali sono i suggerimenti più importanti per godere di un buon clima lavorativo e del massimo della collaborazione tra colleghi anche in epoca di crisi? Eccone una lista ragionata.

La sicurezza informatica nel lavorare da casa
Assicurare la regolare correttezza del telelavoro non significa solo avere una buona connessione internet domestica e dotarsi di uno o più strumenti come il PC e una stampante. Le reti aziendali sono quasi sempre molto più protette dalle minacce informatiche rispetto alle connessioni private e questo significa che saranno richieste attenzioni particolari nella gestione del lavoro da casa, in prima istanza per garantire la sicurezza dei computer che sono utilizzati per il telelavoro e ovviamente anche per garantire la riservatezza dei dati che vengono scambiati tra i lavoratori costretti allo smart working. A questo proposito è bene che le comunicazioni in telelavoro avvengano sempre con l’utilizzo di una VPN (o Virtual Private Network), una sorta di “involucro” in cui le nostre conversazioni passano all’interno di una protezione virtuale che le mette al riparo da occhi indiscreti e da tentativi di estorsione di dati. La sicurezza informatica è una materia sulla quale l’educazione degli addetti allo smart working deve seguire una serie di indicazioni che non si limitano all’utilizzo delle VPN ma si estendono ad altri aspetti tra cui:

  • Assicurarsi che i device in uso siano protetti dalle minacce rappresentate da virus e malware
  • Se possibile usare l’autenticazione a più livelli
  • Evitare di utilizzare per uso promiscuo i device, ad esempio per lavorare e per scaricare giochi che possano inglobare minacce a volte molto pericolose.

 

Le condizioni per assicurare l’efficacia del lavoro
Lavorare da casa o in generale in remote working può essere un’abitudine da prendere e un modo di collaborare che può avere aspetti positivi come un migliore rapporto tra ritmi di lavoro e vita famigliare. Allo stesso tempo per chi non è avvezzo a tale pratica si può rendere necessario prendere delle precauzioni che possono riguardare tutta l’azienda o tutto il gruppo di lavoro. Come l’utilizzo di software per la gestione dei task e per il project management, allo scopo di recuperare l’efficacia che può risultare diminuita soprattutto per chi non ha mai intrapreso la pratica del telelavoro in precedenza.

 

L’accesso ai dati aziendali
Uno degli aspetti più problematici ma anche più facilmente risolvibili è l’accesso in telelavoro ai dati aziendali. La soluzione migliore in questi casi è che tutti i dati siano organizzati in un unico deposito che sia costantemente sottoposto a backup.

Con questo genere di applicazioni si può realizzare un’integrazione perfetta tra documenti centralizzati e sottoposti a backup, applicazioni in grado di gestirli e piattaforma di collaborazione che assicura non solo le comunicazioni audio e video ma anche la totale interoperabilità con i documenti stessi.

 

Ecco dunque che il telelavoro irrompe con prepotenza nelle nostre vite come risposta efficace oltre che unica alle emergenze di questi giorni. Lo scenario professionale non sarà più lo stesso dopo l’emergere delle nuove tendenze alla gestione del lavoro a distanza. Le aziende, i sindacati e le leggi si stanno rapidamente adeguando ai nuovi scenari con decisioni epocali che sono destinate a cambiare per sempre le abitudini e la gestione del lavoro da parte delle imprese e dei lavoratori. Un numero ancora notevole di adeguamenti a tutti i livelli (legislativi, organizzativi, assicurativi e non solo) è richiesto perché le condizioni dello Smart Working si stabilizzino e diventino uno standard per tutti i lavoratori.

 

Quello che è certo è che i cambiamenti che sono in corso in questi giorni sono destinati a rimanere nella nostra cultura e nel modo in cui viviamo e lavoriamo. Così come la tecnologia che fornisce supporto alle rivoluzioni dei comportamenti e che le rende possibili con incessante progressione, per il continuo miglioramento delle condizioni degli individui.

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