La conformità normativa è la bussola nella navigazione della migrazione aziendale. Gestirla in modo efficace è fondamentale perché equivale a garantire la sicurezza e l’integrità dei dati.
Le aziende italiane devono rispettare regolamenti e normative complesse. L’ERP deve essere configurato per garantirne la piena conformità.
Ecco alcune strategie per accertarsi che il nuovo sistema ERP sia configurato in modo tale da assicurarne l’osservanza:
- Valutazione delle Normative: Il primo step è una valutazione dettagliata delle normative e dei regolamenti pertinenti all’azienda. Ciò può prevedere il coinvolgimento diretto di professionisti legali e esperti in regolamentazione.
- Selezione di un ERP Conforme: Il sistema ERP scelto deve essere progettato e configurato in ottemperanza alle specifiche normative italiane ed europee.
- Configurazione ad hoc: Il sistema ERP deve essere configurato in modo tale da aderire alle normative specifiche dell’organizzazione. Questo potrebbe includere la gestione dei dati personali (GDPR), la fatturazione elettronica o altre normative settoriali.
- Coinvolgimento di Consulenti Legali: Si rende necessario coinvolgere professionisti legali specializzati nella normativa che riguarda l’azienda poiché favoriscono una corretta interpretazione di leggi e regolamenti e garantiscono che il sistema ERP sia configurato di conseguenza.
- Tracciabilità dei Dati: A dimostrazione della conformità va implementata la funzionalità di tracciabilità dei dati per tenere traccia delle operazioni e dei processi in modo conforme alle normative.
- Controlli di Accesso e Sicurezza: Il sistema ERP deve includere controlli di accesso rigorosi e misure di sicurezza per proteggere i dati e garantire che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni sensibili.
- Gestione della Documentazione: Occorre realizzare un sistema di gestione documentale per conservare documenti importanti in modo sicuro ed efficiente.
- Formazione del Personale: Il personale deve essere formato in materia di procedure e politiche conformi alle normative e deve riuscire a comprendere l’importanza della conformità e sapere come rispettarla.
- Tracking degli Aggiornamenti Normativi: Bisogna tenere traccia dei cambiamenti normativi e delle nuove regolamentazioni. Il sistema ERP deve pertanto essere aggiornato.
- Audit e Monitoraggio: Audit e monitoraggi regolari sono fondamentali per verificare che il sistema ERP rispetti continuamente le normative. Questi audit sono documentati e seguono procedure chiare.
- Valutazione del Supporto Esterno: Se dovesse rendersi necessario è bene coinvolgere esperti esterni che possano valutare la conformità del sistema ERP rispetto alle normative specifiche e fornire consulenza sulla correzione dei problemi.
La conformità normativa è una priorità critica per le aziende italiane, specialmente per quelle di grandi dimensioni. La chiave è integrare considerazioni di conformità fin dall’inizio della selezione e dell’implementazione del sistema ERP e mantenere un impegno costante per garantire la conformità nel tempo.
Tecnodata, TOP Partner Zucchetti per l’ERP, da più di 30 anni investe in innovazione ed è al fianco delle aziende che vogliono crescere, digitalizzarsi e che sono proiettate verso il futuro.
La nostra esperienza nella gestione di migrazioni da ERP obsoleti a complessi ci dimostra che l’aspetto normativo non è un elemento minoritario. Al contrario è parte integrante del processo: va considerato prima, durante e post migrazione.
Anche in questo caso, infatti, è per noi primario effettuare un’attenta analisi e pianificazione che prevede spesso il coinvolgimento e la collaborazione con esperti normativi che possono essere più o meno legati alle aziende stesse. Questo ci ha sempre permesso di assicurare il rispetto delle leggi e regolamentazioni e soprattutto, in ottica globale, una transizione senza intoppi.
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